院系研究生学籍工作手册
日期:2014-11-17   
  目录
  • 新生学籍注册(电子注册)
  • 在校生学期报到注册(电子注册)及考勤
  • 学历电子注册
  • 毕业证书办理及毕业照片拍摄、上传
  • 研究生毕业证明书办理
  • 各类学籍异动办理
  • 学生证办理及补办
  • 身份证号、姓名更正
  • 在读证明
  • 火车优惠卡
  • 研究生出国(境)管理的相关规定
  • 南京大学关于加学籍档案管理的有关规定

 

  • 新生学籍注册(电子注册)

1、按国家招生规定录取的新生,本人持录取通知书,按学校有关要求和规定期限到校办理入学手续。因故不能按期入学者,应当提前1周以书面形式向录取的院系请假,并附相关证明(因病请假者须附二级甲等以上医院的诊断证明),请假不得超过2周。未请假、请假未获批准或者请假逾期的,除因不可抗力等正当事由以外,视为放弃入学资格。新生符合学校相关规定情形的,可以申请保留入学资格。 

2、新生报到时,由院系对新生的入学资格进行初步审查,审查合格的办理入学手续,予以注册学籍;审查发现新生的录取通知书、考生信息等证明材料,与本人实际情况不符,或者有其他违反国家招生考试规定情形的,学校按照学籍管理相关规定予以取消入学资格。

    新生注册学籍后,应当按照学校要求及时登录教育部及学校的学籍管理系统核对学籍信息。

3、学信平台电子注册。各院系应在报到注册结束后将注册情况报研究生院,学校依此在学信平台上为在学研究生进行新生学籍注册。 在注册中,如应平台要求须补充提供信息的,请各院勿必通知到相关学生及时提交,以便注册工作顺利进行。

4、研究生入学后,由院系复查工作组等部门负责按照国家招生规定,尽快对研究生入学资格进行复查,复查期限不得超过入学后3个月。复查工作组以分管研究生工作的副院长(副系主任)、分管研究生日常管理工作的党委副书记,负责研究生工作的秘书、辅导员及教务员为主要成员,分管副院长(副系主任)、分管副书记为共同主要责任人。复查内容主要包括以下方面:

(一)录取手续及程序等是否合乎国家招生规定;

(二)所获得的录取资格是否真实、合乎相关规定;

(三)本人及身份证明与录取通知、考生档案等是否一致;

(四)身心健康状况是否符合报考专业或者专业类别体检要求,能否保证在校正常学习、生活;

(五)艺术、体育等特殊类型录取研究生的专业水平是否符合录取要求。

复查中发现研究生存在弄虚作假、徇私舞弊等情形的,确定为复查不合格,按本细则第二十六条相关规定予以取消学籍;情节严重的,由学校移交有关部门调查处理。复查工作结束后,院系须将复查工作的情况总结报送研究生院招生办公室。

复查中发现研究生身心状况不适宜在校学习,经学校指定的二级甲等以上医院诊断,需要在家休养的,可按照本细则第八条的相关规定保留入学资格。

 

  • 在校生学期报到注册(电子注册)及考勤

1、每学期开学时,研究生本人应当持研究生证,按校历规定期限到所在院系办理注册手续。因故不能如期注册的,应当按照学籍管理相关规定履行暂缓注册手续。未按学校规定缴纳学费或者其他不符合注册条件的,不予注册。家庭经济困难的研究生可以申请助学贷款或者其他形式的资助,办理有关手续后注册。超过2周未注册而又未履行暂缓注册手续的,由学校按规定予以退学。

       学信平台电子注册。各院系应在报到注册结束后将注册情况报研究生院,学校依此在学信平台上为在学研究生进行学年注册。在注册中,如应平台要求须补充提供信息的,请各院勿必通知到相关学生及时提交,以便注册工作顺利进行。

2、研究生应当按时参加培养方案等教育教学计划规定的活动。除特殊情况外,因病或其他原因不能按时参加者,应当提前3天向所在院系提交请假申请并须获得批准;一学期内累计请假超过1个月的,应当办理休学手续。请假详细要求及程序见相关学籍管理规定。研究生未经批准而擅自缺席,或请假期满未续假、或续假未获批准而逾期不返校者,根据学校有关规定处理,情节严重者给予相应的纪律处分。未经批准连续2周未参加学校规定的教学活动,由学校按规定予以退学。

 

  •  学历信息注册(毕业信息注册)

      根据教育部规定, 研究生毕业信息必须在教育部学信网学籍学历管理平台(学信平台)注册方能生效,凡未在该平台注册的学历信息国家不予承认。该网站开放查询的学历信息,是用人单位及后续深造单位鉴别毕业证书真伪的唯一网上合法权威信息。各院系需提醒同学们结合自己的求职或深造需求,合理安排答辩时间,及时获取毕业证书,以便学校即时进行学历信息注册。

毕业信息注册程序:

1、各院系依据通过答辩的研究生名单,向研究生院提供毕业生名册;此信息必须和本院系负责答辩的人员进行核对,确保信息真实准确。毕业生名册须有经办人、答辩负责人、主管研究生工作的领导审核签字,并加盖单位公章。

2、研究生院审核毕业生信息,核对无误后,按教育部网站开放的时间和要求,为毕业研究生进行学历信息注册。在注册中,如应平台要求须补充提供信息的,请各院务必通知相关学生及时提交,以便注册工作顺利进行。

 

  • 毕业证书办理及毕业照片拍摄、上传

一、毕业证书办理

1、毕业证书每年办理四次,分别是3月、6月、9月、12月中旬。请同学们结合自己的求职或深造需求,合理安排答辩时间,及时获取毕业证书。

2、办理毕业证书必须符合以下条件:a.达到毕业要求。b.将答辩成绩等相关答辩材料交本院系教务老师处审核。c.已拍摄并上传毕业电子照。d.受留校察看处分者,毕业时处分已解除。

3、毕业证书经研究生院制作、审核,由所在院系粘贴照片并加盖学校钢印后发放。

4、院系在发放毕业证书之前须检查:

l证书上须有校长章,照片上盖学校钢印(一半在照片上,一半在证书上,注意不要盖在脸上)。

l证书须整洁清晰;有折痕或污渍、文字内容上倾或下倾的须重新打印。

l照片要贴在照片区,不能倾斜。证书上的照片须和系统上的电子版一致。

 

二、毕业电子照片拍摄及上传

1、参加学校组织拍摄的,研究生院会将纸质照片发到各院系,电子照片统一导入学籍教学管理系统。

2、零星拍摄的同学,带上学生证和身份证,到上海路203号一楼省厅就业中心影像部拍摄。纸质照片交所在院系,电子照片由本人上传到研究生院学籍与教学管理系统。

3、上传毕业照:一般情况下由学生自己上传,学生不能上传的特殊情况下可代为办理:打开学籍教学管理系统—学生个人信息页面—点击“毕业信息”—点击“照片上传”按钮,上传照片。

 

  • 研究生毕业证明书办理

毕业证明书的具体办理流程,请查询以下网址:

https://grawww.nju.edu.cn/e6/d8/c906a190168/page.htm


  • 各类学籍异动办理

1、研究生休学、退学、延期毕业、提前毕业等各类学籍异动申请,可登录“研究生学籍与教学管理系统” (http://pyb.nju.edu.cn/,以下称学籍系统),点击“学籍变更”,选择相应的学籍异动,在网上提交申请后,再将纸质申请表打印出来,按表格上的要求逐项办理。

2、各类申请表格都应盖有所在院系的公章(红色、圆形),审批者应分别签署意见、姓名(需手写)、日期。

3、申请表完成后交所在院系教务老师(或其他负责的老师),由院系汇总后送研究生院审批,研究生院将批准通知发送至各相关院系,申请的同学到所在院系领取批准通知,同时可在学籍系统中查看异动信息。

 

  • 学生证办理及补办

1、填写要求

必须用蓝黑水笔填写,涂改无效须重填。所有栏目需填写完整,领用日期统一填写报到日期。照片上必须盖“南京大学”钢印,乘车区间盖“南京大学”公章。

在校生每学期须按时到本院系报到,院系须为其学生证盖报到注册章。

 

2、研究生证补办

研究生证补办的具体流程,请查询以下网址:
https://grawww.nju.edu.cn/29/06/c906a10502/page.htm

 

  • 身份证号、姓名更正

1、因报考登记表填写错误需要更正身份证号、姓名者,请提供以下材料:

a、报考登记表(请询问本院系研究生秘书或其他负责保管的老师);

b、本人的户籍证明(加盖公章),到户口所在地的公安部门开具,户口在南大的可到保卫处开,身份证复印件;

c、本人更正身份证号或姓名的申请,须本人签名,院系负责研究生工作的老师签字,加盖院系公章。

d、将上述材料一式两份(第二份可用复印件)送本院系教务老师处,提交研究生院培养办;

研究生院依此将学校系统中的身份证号进行变更,学信平台上的信息由学校按规定流程向教育厅、教育部申请审核、更正。

2、因身份证重/错号需要变更者,请提供以下材料:

a、公安部门出具的身份证重/错号证明(公安部统一格式,有负责人签字及红色公章);

b、本人身份证复印件;

c、将上述材料一式两份(第二份可用复印件)送本院系教务老师处,提交研究生院培养办;

研究生院依此将学校系统中的身份证号进行变更,学信平台上的信息由学校按规定流程向教育厅、教育部申请审核、更正。

  • 在读证明

1、研究生在读证明请使用自助打印机打印。

2、自助打印机使用方法见:《研究生自助打印系统使用说明》 https://grawww.nju.edu.cn/85/7c/c906a230780/page.psp

3、如个人信息有误,请电话咨询:

     周一至周五:89682463(仙林)

 

  • 车优惠卡

1、办卡范围:

 各院系凭从研究生院学籍与教学管理系统中打印出的“研究生火车优惠卡信息登记表”,签字盖章后领取火车优惠卡。

可以办理火车卡的学生:非定向生,少数民族骨干计划生。

不能办理火车卡的学生:定向生,家在南京的学生。

 

2、乘车区间填写:

通知学生上网填写家庭住址与乘车区间,注意三个一致:

a、填写的家庭住址必须与真实家庭住址一致。

b、乘车区间必须与家庭住址一致。

c、学生证上的家庭住址、乘车区间必须与系统上填写的一致。

院系应加以核实,信息不实者要求其改正。

 

3、火车卡充值:每学年九月充值一次,数值固定为“4”,前面未用完的次数清零不累加。充值完毕后,请在学生证上做已充值的标记,防止重复充值。

4、系统中没有的站名

遇到火车卡发卡系统中尚未加入的新站名,可选择离家较近的站名填写,购票时可到人工售票处购买车票。

 

5、发卡信息导出

发卡工作全部结束后,为防止系统故障信息消失,需立即从发卡系统中导出信息,硕士生和博士生的信息应统一导出为一个文件,文件为DBF格式(若计算机不能打开不受影响)。文件命名规则:院系代码+院系名称+年份,如“01哲学系2014.DBF”,然后发送至研究生院。

 

6、火车卡损坏

火车卡损坏不能充值时,须在卡上标注“已坏”字样,并签上日期,然后补发新卡,须重新写卡。新卡不能粘贴在坏卡上,应另贴于它处。由于每年余卡数量有限,领完为止,不够的需到下一学年补充。

 

7、充值机(或发卡系统)发生故障:

可联系客服:028-85343030/85343131转8017

24小时技术服务电话:15198059811、15198059812

充值机也可寄去修理:川大科鸿新技术研究所四川大学275号信箱(成都市锦江工业园三色路199号A座10楼),028-86081662,邮编:610063

 

8、充值机共用注意事项

因充值机有限,需几个院系共用一台充值机,由一个院系长期保管。共用的院系应商量好使用的期限,借用的院系应由负责的老师写借条借出使用,到期归还,以免机器丢失。

院系也可自行购买充值机使用。

 

9、其它注意事项:

凡是符合办理条件的学生,都可为其办理火车卡。

火车卡充值按学制计算,学制三年的可充值3次(新卡出厂时已充值),每次可购买车票4次,三年共12次。超过最高限额,火车卡不能再充值,也不能再领新卡。

 

10、购买联程车票

按铁道部规定,购买联程车票时,只在购第一程车票时刷卡,余下的车程不应再刷卡。

 

  • 研究生出国(境)管理的相关规定

1、研究生因参加国家或学校的各类公派项目出国(境),或因培养环节需要出国(境)参加学术活动,均应按相关部门要求办理因公出国(境)的相关手续。

2、研究生因私出国(境),应当严格安排在校历规定的寒暑假及法定节假日期间,并须办理相关报备手续。

3、研究生因私自费出国(境)攻读学位,应当办理退学手续,退学申请被批准后,研究生不再具有本校学籍。

研究生未按学校规定办理手续擅自出国(境),一经查实,根据学籍管理相关规定,由学校予以退学。


  • 南京大学关于加强学籍档案管理的有关规定

南京大学校长办公室文件

南办发(98)8号

南京大学关于加强学籍档案管理的有关规定

学籍档案(包括本、专科生,硕士、博士研究生,成人教育生)是高校教学档案的重要组成部分,它真实地记录了学生在校期间的全部学习情况。校档案馆目前保存自1923年以来的学生学籍档案,在提供利用的过程中,发挥了积极的作用。为了进一步加强学籍档案的管理,现作如下规定:

    一、学籍档案须分别经教务处、研究生院、成人教育学院审核后方可归入档案馆。

二、学籍表上的各项内容如学生姓名、系别、专业、课程名称、成绩分数、毕业时间、毕业证书号、学位证书号、以及需要说明的情况等一律用碳素墨水填写完整,字迹要工整,课程盖章要清楚,填写分数要准确,不得涂改。

三、学籍表上必须有院系负责人和院系教务员的签字(用碳素墨水)或盖章。

四、学籍表上的照片应为2寸正面免冠照片(分别为进校时照片和毕业时照片各一张)。

五、毕业生的学籍表於当于12月底前归档。由校档案馆负责统一装订。整理组卷、编目、输入计算机、编制检索工具、安全保管及提供利用。

六、利用者需要出具体单位人事部门介绍信和本人学历证明,方可由校档案馆提供中、英文成绩单各一份。并在成绩单复印件背面加盖“此件与原件一致”印章。由教务处或研究生院或成人教育学院审核盖章后方能生效。

本规定自发文之日起生效。

                                                        南京大学校长办公室

                                                                                   一九九八年三月二十四日