院系研究生学籍工作手册
日期:2014-11-17   
  目录

l     学籍、学历注册

l     毕业证书办理及毕业照片拍摄、上传

l     研究生毕业证明书办理

l     各类学籍异动办理

l     学生证办理及补办

l     身份证号、姓名更正

l     在读证明

l     火车优惠卡

l     研究生出国(境)管理的相关规定

l     南京大学关于加学籍档案管理的有关规定

 

l学籍、学历注册

一、 新生学籍注册

 学校预备注册

1、所有新生必须按时报到注册,院系相关负责人必须按照学校及录取通知书上的要求,严格核查新生的入学资格。有特殊情况必须请假者,须向所在院系提交书面申请并得到批准,请假期限为两周,两周后应按时报到注册。

新生不符合入学资格;未按规定期限报到,或超过请假期限未报,自动放弃入学资格的,院系核实情况后报研究生院汇总处理。

2、新生报到入学时所形成的各类档案,院系须妥善保管。

3通知新生核对学籍信息。通知新生登录“研究生学籍与教学管理系统” (http://pyb.nju.edu.cn/)核对学籍信息,有问题及时向所在院系反映,由院系汇总到研究生院统一处理。

4、新生体检。新生须按时参加校医院组织的入学体检。在体检中发现患有疾病不能坚持学习的,由校医院开具体检结果报告,经研究生院院长批准,可保留入学资格1年。

保留入学资格的新生,不享受在校生的待遇。其应在下学年开学前两周提出入学申请,由学校指定医院诊断,符合体检要求,经复查合格,办理入学手续;期满后未按规定申请入学,或申请入学但体检复查不合格者,取消入学资格。

5、预注册。通过新生资格审查并体检合格者,学校为其进行预备注册,发给校徽及学生证。提前攻博的学生须将硕士学生证交回所在院系注销,换发博士学生证,硕士生校园卡由网络中心注销。

6、新生有下列情况之一者,取消入学资格:

(一)对复查不合格者,由学校根据情况,予以处理,直至取消入学资格;

凡属弄虚作假、徇私舞弊取得学籍者,一经查实,学校将取消其学籍。情节恶劣的,将请有关部门查究;

(二)健康检查不符合国家招生体检标准者;

(三)未办理请假手续或请假未准逾期15天不报到者;

(四)保留入学资格期满,未按规定申请入学,或申请入学,但复查不合格者。

 

   教育部学信平台正式注册

按教育部规定,自2005年起,所有新生的学籍信息必须上报教育部高等教育学生信息网学籍学历管理平台(下称学信平台),由平台将新生学籍信息与全国范围内的高校招生与在校生信息进行比对,通过平台审核者,由其正式注册,取得研究生学籍。未通过平台审核的,不予注册,不具有研究生学籍。

凡前置学籍未结束者,新学籍不能在学信平台上注册。新生应提前登录学信平台,查看自己的学籍情况,发现问题立即与原所在学校学籍管理部门联系,勿必在报到前结束前一学籍。

在注册中,如应平台要求须补充提供信息的,请各院勿必通知到相关学生及时提交,以便注册工作顺利进行。

二、在校生学年注册

1、学校注册。每学期开学时,在学研究生必须按时返校,到所在院系办公室办理报到、注册手续。因故不能如期注册者应事先书面请假。

 按教育部及学校规定,超过学校规定期限未注册而又无正当事由者,学校将予以退学;未办理任何手续,自动中止学业者,学校将取消其研究生学籍。

2、学信平台注册。各院系应在报到注册结束后将注册情况报研究生院,学校依此在学信平台上为在学研究生进行学年注册。

在注册中,如应平台要求须补充提供信息的,请各院勿必通知到相关学生及时提交,以便注册工作顺利进行。

三、学历信息注册(毕业信息注册)

根据教育部规定, 研究生毕业信息必须在教育部学信网学籍学历管理平台(学信平台)注册方能生效,凡未在该平台注册的学历信息国家不予承认。该网站开放查询的学历信息,是用人单位及后续深造单位鉴别毕业证书真伪的唯一网上合法权威信息。各院系需提醒同学们结合自己的求职或深造需求,合理安排答辩时间,及时获取毕业证书,以便学校即时进行学历信息注册。

毕业信息注册程序:

1、各院系依据通过答辩的研究生名单,向研究生院提供毕业生名册;此信息必须和本院系负责答辩的人员进行核对,确保信息真实准确。毕业生名册须有经办人、答辩负责人、主管研究生工作的领导审核签字,并加盖单位公章。

2、研究生院审核毕业生信息,核对无误后,按教育部网站开放的时间和要求,为毕业研究生进行学历信息注册。

3、在注册中,如应平台要求须补充提供信息的,请各院勿必通知到相关学生及时提交,以便注册工作顺利进行。

 

l毕业证书办理及毕业照片拍摄、上传

1、毕业证书每年办理四次,分别是3月、6月、9月、12月中旬。请同学们结合自己的求职或深造需求,合理安排答辩时间,及时获取毕业证书。

2、办理毕业证书必须符合以下条件:a.必须通过论文答辩。b.将答辩成绩等相关答辩材料交本院系教务老师处审核。c.已拍摄并上传毕业电子照。d.受留校察看处分者,毕业时处分已终止。

3、毕业证书经研究生院审核,并加盖学校章、印,由所在院系发放。

4、发放毕业证书之前须检查:

l证书上须有校长章,照片上盖学校钢印(一半在照片上,一半在证书上,注意不要盖在脸上)。

l证书须整洁清晰;有折痕或污渍、文字内容上倾或下倾的须重新打印。

l照片要贴在照片区,不能倾斜。证书上的照片须和系统上的电子版一致。

二、 毕业电子照片拍摄及上传

1、参加学校组织拍摄的,研究生院会将纸质照片发到各院系,电子照片统一导入学籍教学管理系统。

2、零星拍摄的同学,带上学生证和身份证,到上海路203号一楼省厅就业中心影像部拍摄。纸质照片交所在院系,电子照片由本人上传到研究生院学籍与教学管理系统。

3、上传毕业照:一般情况下由学生自己上传,学生不能上传的特殊情况下可代为办理:打开学籍教学管理系统学生个人信息页面点击“毕业信息”点击“照片上传”按钮,上传照片。

 

l研究生毕业证明书办理

申请人需准备以下材料,到研究生院培养办公室办理:

1.申请人的书面申请,申请须写在申请人的身份证复印件上;

2.申请人所在单位人事部门在申请书上签字、盖章确认;

3.在公开发行的报纸上登报声明丢失的毕业证书作废;

4.申请人在校时的学籍档案和当年的研究生录取名册复印件(到学校档案馆办理);

5.小两寸彩色证件近照一张;并需提交照片的电子版,照片规格如下:

长宽比:218*150

文件大小:大于7K,小于10K

文件名:用身份证号命名

6、本人身份证原件;若系他人代办,还须提供:申请人的委托书及身份证原件,代办者的身份证原件及复印件一份。


 

l各类学籍异动办理

1、研究生休学、退学、延期毕业、提前毕业等各类学籍异动申请,可登录“研究生学籍与教学管理系统” (http://pyb.nju.edu.cn/,以下称学籍系统),点击“学籍变更”,选择相应的学籍异动,在网上提交申请后,再将纸质申请表打印出来,按表格上的要求逐项办理。

2、各类申请表格都应盖有所在院系的公章(红色、圆形),审批者应分别签署意见、姓名(需手写)、日期。

3、申请表完成后交所在院系教务老师(或其他负责的老师),由院系汇总后送研究生院审批,研究生院将批准通知发送至各相关院系,申请的同学到所在院系领取批准通知,同时可在学籍系统中查看异动信息。

 

l学生证办理及补办

1、填写要求

必须用蓝黑水笔填写,涂改无效须重填。所有栏目需填写完整,领用日期统一填写报到日期。照片上必须盖“南京大学”钢印,乘车区间盖“南京大学”公章。

    在校生每学期须按时到本院系报到,院系须为其学生证盖报到注册章。

2、研究生证补办

   a、下载“南京大学补发研究生证申请表”并填写: 补发研究生证申请表

b、在提交纸质申请书的同时,请登录研究生院学籍与教学管理系统(http://pyb.nju.edu.cn/logout.action),点击学籍变更—研究生证遗失申请,填写并提交。

c、补办研究生证者请带近期一寸证件照片一张。

d、具体办理时间:见研究生学籍与教学管理系统(http://pyb.nju.edu.cn/)首页上“网站公告”。


 

l身份证号、姓名更正

1、因报考登记表填写错误需要更正身份证号、姓名者,请提供以下材料:

a、报考登记表(请询问本院系研究生秘书或其他负责保管的老师);

b、本人的户籍证明(加盖公章),到户口所在地的公安部门开具,户口在南大的可到保卫处开,身份证复印件;

c、本人更正身份证号或姓名的申请,须本人签名,院系负责研究生工作的老师签字,加盖院系公章。

d、将上述材料一式两份(第二份可用复印件)送本院系教务老师处,提交研究生院培养办;

研究生院依此将学校系统中的身份证号进行变更,学信平台上的信息由学校按规定流程向教育厅、教育部申请审核、更正。

2、因身份证重/错号需要变更者,请提供以下材料:

a、公安部门出具的身份证重/错号证明(公安部统一格式,有负责人签字及红色公章);

b、本人身份证复印件;

c、将上述材料一式两份(第二份可用复印件)送本院系教务老师处,提交研究生院培养办;

研究生院依此将学校系统中的身份证号进行变更,学信平台上的信息由学校按规定流程向教育厅、教育部申请审核、更正。

 

l在读证明

1、研究生在读证明可在研究生学籍与教学管理系统(http://pyb.nju.edu.cn/)下载。按提示登录进入个人页面,打开“基本信息”,点击“打印在读证明”按钮,核对无误后将证明打出,到研究生院培养办公室审核。

2、办理在读证明时请带学生证,学生证每学期需按时注册。

3、具体办理时间:见研究生学籍与教学管理系统(http://pyb.nju.edu.cn/)首页上“网站公告”。

 

l火车优惠卡

1、办卡范围:

 各院系凭从研究生院学籍与教学管理系统中打印出的“研究生火车优惠卡信息登记表”,签字盖章后领取火车优惠卡。

可以办理火车卡的学生:非定向生,少数民族骨干计划生。

不能办理火车卡的学生:定向生,家在南京的学生。

2、乘车区间填写:

通知学生上网填写家庭住址与乘车区间,注意三个一致:

a、填写的家庭住址必须与真实家庭住址一致。

b、乘车区间必须与家庭住址一致。

c、学生证上的家庭住址、乘车区间必须与系统上填写的一致。

院系应加以核实,信息不实者要求其改正。

3、火车卡充值:每学年九月充值一次,数值固定为“4”,前面未用完的次数清零不累加。充值完毕后,请在学生证上做已充值的标记,防止重复充值。

4、系统中没有的站名

遇到火车卡发卡系统中尚未加入的新站名,可选择离家较近的站名填写,购票时可到人工售票处购买车票。

5、发卡信息导出

发卡工作全部结束后,为防止系统故障信息消失,需立即从发卡系统中导出信息,硕士生和博士生的信息应统一导出为一个文件,文件为DBF格式(若计算机不能打开不受影响)。文件命名规则:院系代码+院系名称+年份,如“01哲学系2014.DBF”,然后发送至研究生院。

6、火车卡损坏

火车卡损坏不能充值时,须在卡上标注“已坏”字样,并签上日期,然后补发新卡,须重新写卡。新卡不能粘贴在坏卡上,应另贴于它处。由于每年余卡数量有限,领完为止,不够的需到下一学年补充。

7、充值机(或发卡系统)发生故障:

可联系客服:02885343030/853431318017

24小时技术服务电话:1519805981115198059812

充值机也可寄去修理:川大科鸿新技术研究所四川大学275号信箱(成都市锦江工业园三色路199A10楼),02886081662,邮编:610063

8、充值机共用注意事项

因充值机有限,需几个院系共用一台充值机,由一个院系长期保管。共用的院系应商量好使用的期限,借用的院系应由负责的老师写借条借出使用,到期归还,以免机器丢失。

院系也可自行购买充值机使用。

9、其它注意事项:

凡是符合办理条件的学生,都可为其办理火车卡。

火车卡充值按学制计算,学制三年的可充值3次(新卡出厂时已充值),每次可购买车票4次,三年共12次。超过最高限额,火车卡不能再充值,也不能再领新卡。

10、购买联程车票

  按铁道部规定,购买联程车票时,只在购第一程车票时刷卡,余下的车程不应再刷卡。

 

l研究生出国(境)管理的相关规定

1、因公出国

因参加“国家建设高水平大学公派研究生”、“博士研究生国外短期访学”、“国际学术交流”等公派项目出国(境)者,须填写“南京大学研究生因公出国(境)申请表”,申请表审批完毕后,需将其复印件交研究生院备案。研究生须在项目截止时按时回校,办理相关报到手续。未在研究生院办理手续私自出国者,学校将取消其研究生学籍。

2、假期出国

假期出国(境)探亲、旅游:须填写“南京大学研究生假期出国(境)探亲、旅游申请表”,报研究生院备案。假期结束后,按时回校注册报到。

自费出国(境)攻读学位:自费出国(境)攻读学位的研究生须办理退学手续,退学申请批准后,不再具有本校的研究生学籍。

未在研究生院办理手续私自出国者,学校将取消其研究生学籍。

 

l南京大学关于加强学籍档案管理的有关规定

南京大学校长办公室文件

南办发(98)8号

南京大学关于加强学籍档案管理的有关规定

学籍档案(包括本、专科生,硕士、博士研究生,成人教育生)是高校教学档案的重要组成部分,它真实地记录了学生在校期间的全部学习情况。校档案馆目前保存自1923年以来的学生学籍档案,在提供利用的过程中,发挥了积极的作用。为了进一步加强学籍档案的管理,现作如下规定:

    一、学籍档案须分别经教务处、研究生院、成人教育学院审核后方可归入档案馆。

二、学籍表上的各项内容如学生姓名、系别、专业、课程名称、成绩分数、毕业时间、毕业证书号、学位证书号、以及需要说明的情况等一律用碳素墨水填写完整,字迹要工整,课程盖章要清楚,填写分数要准确,不得涂改。

三、学籍表上必须有院系负责人和院系教务员的签字(用碳素墨水)或盖章。

四、学籍表上的照片应为2寸正面免冠照片(分别为进校时照片和毕业时照片各一张)。

五、毕业生的学籍表於当于12月底前归档。由校档案馆负责统一装订。整理组卷、编目、输入计算机、编制检索工具、安全保管及提供利用。

六、利用者需要出具体单位人事部门介绍信和本人学历证明,方可由校档案馆提供中、英文成绩单各一份。并在成绩单复印件背面加盖“此件与原件一致”印章。由教务处或研究生院或成人教育学院审核盖章后方能生效。

本规定自发文之日起生效。

                     南京大学校长办公室

   一九九八年三月二十四日