研究生各项学籍事务办理流程
日期:2014-04-03   

 

目录

一、 新生学籍注册

二、 在学研究生注册

三、 各类学籍异动办理

四、身份证号、姓名更正

五、在读证明

六、研究生证补办

七、研究生毕业证明书办理

八、毕业证书办理

九、学历信息注册(毕业信息注册)

十、研究生出国(境)管理的相关规定

十一、火车优惠卡办理、使用说明


 

 

一、 新生学籍注册

学校预备注册

1、按时报到。新生按录取通知书的要求及当年的“研究生报到入学日程”安排,到所在院系办理入学报到手续并接受新生资格复查。未按规定期限报到或超过请假期限未报到的,视为自动放弃入学资格,学校将取消其研究生入学资格。

2、核对学籍信息。新生需上“研究生学籍与教学管理系统” (http://pyb.nju.edu.cn/)核对学籍信息,有问题及时向所在院系反映,由院系汇总到研究生院统一处理。

3、新生体检。新生须按时参加校医院组织的入学体检。在体检中发现患有疾病不能坚持学习的,由校医院开具体检结果报告,经研究生院院长批准,可保留入学资格1年。保留入学资格的新生,不享受在校生的待遇。其应在下学年开学前两周提出入学申请,由学校指定医院诊断,符合体检要求,经复查合格,办理入学手续;期满后未按规定申请入学,或申请入学但体检复查不合格者,取消入学资格。

4、预注册。通过新生资格审查并体检合格者,学校为其进行预备注册,发给校徽及学生证。提前攻博的学生须将硕士学生证交回所在院系注销,换发博士学生证,硕士生校园卡由网络中心注销。

5、新生有下列情况之一者,取消入学资格:

(一)对复查不合格者,由学校根据情况,予以处理,直至取消入学资格;

凡属弄虚作假、徇私舞弊取得学籍者,一经查实,学校将取消其学籍。情节恶劣的,将请有关部门查究;

(二)健康检查不符合国家招生体检标准者;

(三)未办理请假手续或请假未准逾期15天不报到者;

(四)保留入学资格期满,未按规定申请入学,或申请入学,但复查不合格者。

教育部学信平台正式注册

按教育部规定,自2005年起,所有新生的学籍信息必须上报教育部高等教育学生信息网学籍学历管理平台(下称学信平台),由平台将新生学籍信息与全国范围内的高校招生与在校生信息进行比对,通过平台审核者,由其正式注册,取得研究生学籍。未通过平台审核的,不予注册,不具有研究生学籍。

 

二、 在学研究生注册

1、每学期开学时,在学研究生必须按时返校,到所在院系办公室办理报到、注册手续。因故不能如期注册者应事先书面请假。各院系开学后三天内须将报到、注册情况报研究生院。

2、超过学校规定期限未注册而又无正当事由者,学校将予以退学;未办理任何手续,自动中止学业者,学校将取消其研究生学籍。

 

三、 各类学籍异动办理

1、 研究生休学、退学、延期毕业、提前毕业等各类学籍异动申请,可登录“研究生学籍与教学管理系统” (http://pyb.nju.edu.cn/,以下称学籍系统),点击“学籍变更”,选择相应的学籍异动,在网上提交申请后,再将纸质申请表打印出来,按表格上的要求逐项办理。

2、 各类申请表格都应盖有所在院系的公章(红色、圆形),审批者应分别签署意见、姓名(需手写)、日期。

3、 申请表完成后交所在院系教务老师(或其他负责的老师)统一送研究生院审批,研究生院将批准通知发送至各相关院系,申请的同学到所在院系领取批准通知,同时可在学籍系统中查看异动信息。


 

四、身份证号、姓名更正

1、因报考登记表填写错误需要更正身份证号、姓名者,请提供以下材料:

l报考登记表(请询问本院系研究生秘书或其他负责保管的老师);

l本人的户籍证明(加盖公章),到户口所在地的公安部门开具,户口在南大的可到

保卫处开,身份证复印件;

l本人更正身份证号或姓名的申请,须本人签名,院系负责研究生工作的老师签字,加盖院系公章。

l将上述材料一式两份(第二份可用复印件)送本院系教务老师处,提交研究生院培养办;

研究生院依此将学校系统中的身份证号进行变更,学信平台上的信息由学校按规定流程向教育厅、教育部申请审核、更正。

2、因身份证重/错号需要变更者,请提供以下材料:

l公安部门出具的身份证重/错号证明(公安部统一格式,有负责人签字及红色公章);

l本人身份证复印件;

l将上述材料一式两份(第二份可用复印件)送本院系教务老师处,提交研究生院培养办;

研究生院依此将学校系统中的身份证号进行变更,学信平台上的信息由学校按规定流程向教育厅、教育部申请审核、更正。

 


五、在读证明

1、研究生在读证明可在研究生学籍与教学管理系统(http://pyb.nju.edu.cn/)下载。按提示登录进入个人页面,打开“基本信息”,点击“打印在读证明”按钮,核对无误后将证明打出,到研究生院培养办公室审核。

2、办理在读证明时请带学生证,学生证每学期需按时注册。

3、具体办理时间:见研究生学籍与教学管理系统(http://pyb.nju.edu.cn/)首页上“网站公告”。

 

六、研究生证补办

1、下载“南京大学补发研究生证申请表”并填写: 补办研究生证申请

2、在提交纸质申请书的同时,请登录研究生院学籍与教学管理系统(http://pyb.nju.edu.cn/logout.action),点击学籍变更—研究生证遗失申请,填写并提交。

3、补办研究生证者请带近期一寸证件照片一张。

4、具体办理时间:见研究生学籍与教学管理系统(http://pyb.nju.edu.cn/)首页上“网站公告”。

 

七、研究生毕业证明书办理

 

办理毕业证明书,申请人需准备以下材料(所有材料都需是原件):

1.申请人的书面申请及身份证原件。申请须写在申请人的身份证复印件上,并须所在单位人事部门在申请书上签字、盖章确认;

2.在公开发行报纸上登报声明丢失的毕业证书作废,提供此报纸一份;

3.学籍学历信息证明:

a、在学信网上查到毕业信息的申请人,直接打印学信网毕业信息;

b、在学信网上查不到学历信息的申请人,须提供在校时的学籍档案和本人研究生录取名册(在仙林校区学校档案馆办理,咨询电话025-89680366);

4.证明书照片:

a、照片尽量用原毕业证书照片(纸质照片可到所在院系教务老师处询问,学信网上有毕业照片的可不提供电子版);

b、不能提供原毕业照片的,请准备:

纸质照片:本人两寸彩色证件近照一张(上有学号、姓名,格式同毕业照);

电子版:尺寸为150*218,大小在6-10k(切记按此规格,否则不能上传至学信网);照片文件名为申请人的身份证号;请发送给院系知情老师(教务员、辅导员或导师)审核,由院系老师发送至邮箱njuprapro@126.com

5.若系他人代办,还须提供:申请人的委托书及身份证原件,代办者的身份证原件及复印件一份。

 

八、毕业证书办理

 

1、毕业证书每年办理四次,分别是3月、6月、9月、12月中旬。请同学们结合自己的求职或深造需求,合理安排答辩时间,及时获取毕业证书。

2、办理毕业证书必须符合以下条件:a.必须通过论文答辩。b.将答辩成绩等相关答辩材料交本院系教务老师处审核。c.已拍摄并上传毕业电子照。d.受留校察看处分者,毕业时处分已终止。

3、毕业证书经研究生院审核,并加盖学校章、印,由所在院系发放。

 

九、学历信息注册(毕业信息注册)

根据教育部规定, 研究生毕业信息必须在教育部学信网学籍学历管理平台注册方能生效,凡未在该平台注册的学历信息国家不予承认。

各院系向研究生院提供真实准确的毕业生名单,研究生院审核毕业生信息,核对无误后,按教育部网站开放的时间和要求,为毕业研究生进行学历信息注册。

该网站开放查询的学历信息,是用人单位及后续深造单位鉴别毕业证书真伪的唯一网上合法权威信息。同学们须结合自己的求职或深造需求,合理安排答辩时间,及时获取毕业证书,以便学校即时进行学历信息注册。



 

十、研究生出国(境)管理的相关规定

1、因公出国

因参加“国家建设高水平大学公派研究生”、“博士研究生国外短期访学”、“国际学术交流”等公派项目出国(境)者,须填写“南京大学研究生因公出国(境)申请表”,申请表审批完毕后,需将其复印件交研究生院备案。研究生须在项目截止时按时回校,办理相关报到手续。未在研究生院办理手续私自出国者,学校将取消其研究生学籍。

2、因私出国

假期出国(境)探亲、旅游:须填写“南京大学研究生假期出国(境)探亲、旅游申请表”,报研究生院备案。假期结束后,按时回校注册报到。

自费出国(境)攻读学位:自费出国(境)攻读学位的研究生须办理退学手续,退学申请批准后,不再具有本校的研究生学籍。

未在研究生院办理手续私自出国者,学校将取消其研究生学籍。

 

十一、火车优惠卡办理、使用说明

1、新生报到注册后,符合条件的同学登录研究生学籍与教学管理系统http://pyb.nju.edu.cn/填写乘车信息:登录—学生信息—自然信息,按要求填写并提交。该信息将被写入火车卡并上报至教育部网站。因家庭所在地变更需更换乘车区间的,须提供公安部门的户籍证明,上报至教育部网站后统一更改。

填写信息时请注意三个一致:家庭所在地与乘车区间须一致,乘车区间的站名与火车票上的标准站名完全一致(不要添加“市、站”等字,否则不能刷卡购票),网上填写的乘车区间与学生证上的须一致。

2、 院系将火车优惠卡登记表送研究生院审查,合格后领取优惠卡并发给新生贴于学生证上。第一学年可直接使用,第二学年起,每学年九月份报到时由院系统一充值一次。按出厂时的设定,优惠卡充值数固定为4(寒暑假往返),上学年未用完的次数不累加,将被清零;优惠卡使用期限与基本学制(3年)相同,超期后将不能再充值使用也不可再领新卡。

3、 按铁路运输管理部门规定,学生票分段发售时,由发售第一段车票的车站在学生优惠卡中划销次数,中转站凭上一段车票售票,不再划销乘车次数。

       4、请妥善保管优惠卡,遗失或损坏后按结余数量予以补发,发完为止。