研究生各项学籍事务办理流程
日期:2014-04-03   

 

目录

一、 新生学籍注册(电子注册)

二、 在校生学期注册及考勤

三、 各类学籍异动办理

四、身份证号、姓名更正

五、在读证明办理

六、研究生证补办

七、研究生毕业证明书办理

八、毕业证书办理

九、学历(毕业)信息注册

十、研究生出国(境)管理的相关规定

十一、火车优惠卡办理、使用说明

 

一、 新生学籍注册

1、按国家招生规定录取的新生,本人持录取通知书,按学校有关要求和规定期限到校办理入学手续。因故不能按期入学者,应当提前1周以书面形式向录取的院系请假,并附相关证明(因病请假者须附二级甲等以上医院的诊断证明),请假不得超过2周。未请假、请假未获批准或者请假逾期的,除因不可抗力等正当事由以外,视为放弃入学资格。新生符合学校相关规定情形的,可以申请保留入学资格。

2、新生报到时,由院系对新生的入学资格进行初步审查,审查合格的办理入学手续,予以注册学籍;审查发现新生的录取通知书、考生信息等证明材料,与本人实际情况不符,或者有其他违反国家招生考试规定情形的,学校按照学籍管理相关规定予以取消入学资格。

    新生注册学籍后,应当按照学校要求及时登录教育部及学校的学籍管理系统核对学籍信息。

3、学信平台电子注册。各院系应在报到注册结束后将注册情况报研究生院,学校依此在学信平台上为在学研究生进行新生学籍注册。 在注册中,如应平台要求须补充提供信息的,同学们务必按要求及时提交,以便注册工作顺利进行。

4、入学资格复查。研究生入学后,由院系复查工作组等部门负责按照国家招生规定,尽快对研究生入学资格进行复查,复查期限不得超过入学后3个月。复查工作组以分管研究生工作的副院长(副系主任)、分管研究生日常管理工作的党委副书记,负责研究生工作的秘书、辅导员及教务员为主要成员,分管副院长(副系主任)、分管副书记为共同主要责任人。复查内容主要包括以下方面:

(一)录取手续及程序等是否合乎国家招生规定;

(二)所获得的录取资格是否真实、合乎相关规定;

(三)本人及身份证明与录取通知、考生档案等是否一致;

(四)身心健康状况是否符合报考专业或者专业类别体检要求,能否保证在校正常学习、生活;

(五)艺术、体育等特殊类型录取研究生的专业水平是否符合录取要求。

复查中发现研究生存在弄虚作假、徇私舞弊等情形的,确定为复查不合格,按本细则第二十六条相关规定予以取消学籍;情节严重的,由学校移交有关部门调查处理。复查工作结束后,院系须将复查工作的情况总结报送研究生院招生办公室。

复查中发现研究生身心状况不适宜在校学习,经学校指定的二级甲等以上医院诊断,需要在家休养的,可按照本细则第八条的相关规定保留入学资格。

       按教育部规定,自2005年起,所有新生的学籍信息必须上报教育部高等教育学生信息网学籍学历管理平台(下称学信平台),由平台将新生学籍信息与全国范围内的高校招生与在校生信息进行比对,通过平台审核者,由其正式注册,取得研究生学籍。未通过平台审核的,不予注册,不具有研究生学籍。

 

二、 在校生学期注册及考勤

1、每学期开学时,研究生本人应当持研究生证,按校历规定期限到所在院系办理注册手续。因故不能如期注册的,应当按照学籍管理相关规定履行暂缓注册手续。未按学校规定缴纳学费或者其他不符合注册条件的,不予注册。

       家庭经济困难的研究生可以申请助学贷款或者其他形式的资助,办理有关手续后注册。超过2周未注册而又未履行暂缓注册手续的,由学校按规定予以退学。   

2、 学信平台电子注册。各院系应在报到注册结束后将注册情况报研究生院,学校依此在学信平台上为在学研究生进行学年注册。在注册中,如应平台要求须补充提供信息的,请同学们务必按要求及时提交,以便注册工作顺利进行。

3、研究生应当按时参加培养方案等教育教学计划规定的活动。除特殊情况外,因病或其他原因不能按时参加者,应当提前3天向所在院系提交请假申请并须获得批准;一学期内累计请假超过1个月的,应当办理休学手续。请假详细要求及程序见相关学籍管理规定。

       研究生未经批准而擅自缺席,或请假期满未续假、或续假未获批准而逾期不返校者,根据学校有关规定处理,情节严重者给予相应的纪律处分。未经批准连续2周未参加学校规定的教学活动,由学校按规定予以退学。

 

三、 各类学籍异动办理

1、 研究生休学、退学、延期毕业、提前毕业等各类学籍异动申请,可登录“研究生学籍与教学管理系统” (http://pyb.nju.edu.cn/,以下称学籍系统),点击“学籍变更”,选择相应的学籍异动,在网上提交申请后,再将纸质申请表打印出来,按表格上的要求逐项办理。

2、 各类申请表格都应盖有所在院系的公章(红色、圆形),审批者应分别签署意见、姓名(需手写)、日期。

3、 申请表完成后交所在院系教务老师(或其他负责的老师)统一送研究生院审批,研究生院将批准通知发送至各相关院系,申请的同学到所在院系领取批准通知,同时可在学籍系统中查看异动信息。

 

四、身份证号、姓名更正

1、因报考登记表填写错误需要更正身份证号、姓名者,请提供以下材料:

a.报考登记表(请询问本院系研究生秘书或其他负责保管的老师);

b.本人的户籍证明(加盖公章),到户口所在地的公安部门开具,户口在南大的可到

保卫处开,身份证复印件;

c.本人更正身份证号或姓名的申请,须本人签名,院系负责研究生工作的老师签字,加盖院系公章。

d.将上述材料一式两份(第二份可用复印件)送本院系教务老师处,提交研究生院培养办;

研究生院依此将学校系统中的身份证号进行变更,学信平台上的信息由学校按规定流程向教育厅、教育部申请审核、更正。

2、因身份证重/错号需要变更者,请提供以下材料:

a.公安部门出具的身份证重/错号证明(公安部统一格式,有负责人签字及红色公章);

b.本人身份证复印件;

c.将上述材料一式两份(第二份可用复印件)送本院系教务老师处,提交研究生院培养办;

研究生院依此将学校系统中的身份证号进行变更,学信平台上的信息由学校按规定流程向教育厅、教育部申请审核、更正。

 

五、在读证明办理

1、研究生在读证明请使用自助打印机打印。

2、自助打印机使用方法见:《研究生自助打印系统使用说明》https://grawww.nju.edu.cn/85/7c/c906a230780/page.psp

3、如个人信息有误,请电话咨询:

周一至周五:89682463

 

六、研究生证补办

研究生证补办的具体流程,请查询以下网址:

https://grawww.nju.edu.cn/29/06/c906a10502/page.htm

 

 七、研究生毕业证明书办理

毕业证明书的具体办理流程,请查询以下网址:

https://grawww.nju.edu.cn/e6/d8/c906a190168/page.htm

 

八、毕业证书办理

1、毕业证书每年办理四次,分别是3月、6月、9月、12月中旬。请同学们结合自己的求职或深造需求,合理安排答辩时间,当季通过答辩,当季办理毕业证书。

2、办理毕业证书必须符合以下条件:a.达到毕业要求。b.将答辩成绩等相关答辩材料交本院系教务老师处审核。c.已拍摄并上传毕业电子照。d.受留校察看处分者,毕业时处分已解除。

3、毕业证书由研究生所在院系发放。

 

九、学历(毕业)信息注册

     根据教育部规定,研究生学历(毕业)信息必须在教育部高等教育学生信息网-学籍学历管理平台(以下简称学信平台)注册方能生效,凡未在该平台注册的学历信息国家不予承认。完整的学历注册信息含毕业电子照片(与毕业证书上的同版),各位毕业生须在每年的“毕业信息核对”环节做好核对工作,确保毕业前完成毕业照片拍摄及上传。

       学信平台开放查询的学历(毕业)信息,是用人单位及后续深造单位鉴别毕业证书真伪的唯一网上合法权威信息。请同学们结合自己的求职或深造需求,合理安排毕业时间;各院系须及时向研究生院提供真实准确的毕业生名单和信息。研究生院对学历(毕业)信息进行审核,并按学信平台开放的时间和要求及时完成注册。

十、研究生出国(境)管理的相关规定

1、研究生因参加国家或学校的各类公派项目出国(境),或因培养环节需要出国(境)参加学术活动,均应按相关部门要求办理因公出国(境)的相关手续。

2、研究生因私出国(境),应当严格安排在校历规定的寒暑假及法定节假日期间,并须办理相关报备手续。

3、研究生因私自费出国(境)攻读学位,应当办理退学手续,退学申请被批准后,研究生不再具有本校学籍。

研究生未按学校规定办理手续擅自出国(境),一经查实,根据学籍管理相关规定,由学校予以退学。

 

十一、火车优惠卡办理、使用说明

1、新生报到注册后,符合条件的同学登录研究生学籍与教学管理系统http://pyb.nju.edu.cn/填写乘车信息:登录—学生信息—自然信息,按要求填写并提交。该信息将被写入火车卡并上报至教育部网站。因家庭所在地变更需更换乘车区间的,须提供公安部门的户籍证明,上报至教育部网站后统一更改。

填写信息时请注意三个一致:家庭所在地与乘车区间须一致,乘车区间的站名与火车票上的标准站名完全一致(不要添加“市、站”等字,否则不能刷卡购票),网上填写的乘车区间与学生证上的须一致。

2、 院系将火车优惠卡登记表送研究生院审查,合格后领取优惠卡并发给新生贴于学生证上。第一学年可直接使用,第二学年起,每学年九月份报到时由院系统一充值一次。按出厂时的设定,优惠卡充值数固定为4(寒暑假往返),上学年未用完的次数不累加,将被清零;优惠卡使用期限与基本学制(3年)相同,超期后将不能再充值使用也不可再领新卡。

3、 按铁路运输管理部门规定,学生票分段发售时,由发售第一段车票的车站在学生优惠卡中划销次数,中转站凭上一段车票售票,不再划销乘车次数。

4、请妥善保管优惠卡,遗失或损坏后按结余数量予以补发,发完为止。